Kleinunternehmerregelung 2026:
Grenzen, Rechnung und Wechsel

Die Grenzen seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gelten zwei Grenzen, die zusammen geprüft werden. Beide beziehen sich auf den Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer.

Als Gesamtumsatz zählt nach § 19 Abs. 2 UStG die Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze und Hilfsumsätze, bemessen nach den vereinnahmten Entgelten. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen bleiben außer Betracht. Maßgeblich ist der tatsächliche Umsatz, eine Prognose für das laufende Jahr gibt es nicht mehr (Abschnitt 19.1 und 19.2 UStAE).

Zum Unternehmen gehören sämtliche Betriebe und beruflichen Tätigkeiten derselben Person (Abschnitt 2.7 Abs. 1 UStAE). Wer neben einem Nebengewerbe etwa noch freiberuflich tätig ist, rechnet deshalb beides für die Grenzen zusammen. Eine Kapitalgesellschaft wie eine UG ist dagegen ein eigener Unternehmer und wird getrennt betrachtet, sofern keine Organschaft besteht.

Im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit zählt nur der tatsächliche Gesamtumsatz dieses Kalenderjahres. Nach dem BMF-Schreiben vom 18.03.2025 (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE) ist in diesem Jahr die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich, nicht die von 100.000 Euro. Beobachten Sie den laufenden Umsatz deshalb besonders im Gründungsjahr, etwa wenn ein größerer Auftrag früh kommt.

Vorteile und Nachteile im Überblick

Ob die Regelung günstig ist, hängt vom Einzelfall ab. Wer zu Beginn hohe Investitionen plant, etwa für Geräte oder Ausstattung, verzichtet auf einen Vorsteuerabzug und sollte die Wirkung mit einer Steuerberatung durchrechnen. Die Einkommensteuer bleibt davon unberührt, sie fällt auf den Gewinn weiterhin an.

Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben nach § 34a UStDV

Eine Rechnung über steuerfreie Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG muss nach § 34a UStDV mindestens diese Angaben enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
• Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Leistenden
• Ausstellungsdatum
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• Gesamtentgelt und ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer angewandt wird
• bei Abrechnung durch den Empfänger die Angabe „Gutschrift“

Eine gängige Formulierung für den Hinweis lautet: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Das ist ein Beispiel und keine verbindliche Vorgabe. Weisen Sie auf einer solchen Rechnung keine Umsatzsteuer aus, auch nicht als Betrag mit null Prozent.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) müssen Kleinunternehmer nicht ausstellen. Sie dürfen ihre Rechnungen immer in Papierform oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Eine E-Rechnung empfangen können müssen sie aber wie andere inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt ein normales E-Mail-Postfach (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).

Verzicht und Wechsel zur Regelbesteuerung

Sie können auf die Befreiung verzichten, etwa weil Sie hohe Vorsteuerbeträge erwarten. Nach § 19 Abs. 3 UStG erklären Sie das gegenüber dem Finanzamt. Die Erklärung bindet Sie für mindestens fünf Jahre und kann erst zu einem späteren Kalenderjahresbeginn widerrufen werden. Fristen und Einzelheiten stehen im Gesetz und lassen sich beim Finanzamt klären.

Ein Wechsel ohne eigene Erklärung erfolgt, wenn die Grenzen überschritten werden. Bei Überschreiten der 100.000 Euro ist nach Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE bereits der Umsatz, der die Grenze übersteigt, umsatzsteuerpflichtig. Planen Sie Ihre Preise deshalb so, dass ein Wechsel möglich bleibt, und beobachten Sie den laufenden Gesamtumsatz.

Kleinunternehmer ist nicht dasselbe wie Kleingewerbe. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, die Anmeldung eines Gewerbes bleibt davon getrennt. Wie diese abläuft, steht im Ratgeber Gewerbe anmelden als Ausländer.

So geben Sie die Wahl beim Finanzamt an

Bei Beginn der Tätigkeit melden Sie sich beim Finanzamt an und machen im elektronischen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Angaben zur Umsatzsteuer. Dort erklären Sie auch, ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden wollen. Wie die Anmeldung insgesamt abläuft, beschreibt der Ratgeber Nebengewerbe anmelden. Ein Überblick über Steuerarten, Buchführung und Fristen steht im Ratgeber Steuern und Buchhaltung für Gründer:innen.

Die Regelung gilt nur für die Umsatzsteuer. Gewerbesteuer und Einkommensteuer richten sich nach eigenen Regeln. Bei der Gewerbesteuer gilt zum Beispiel ein Freibetrag, den der Vergleich Gewerbe oder Freiberufler erklärt.

Stand der Regeln im Oktober 2026

Die Grenzen von 25.000 € und 100.000 € sowie die Rechnungsangaben wurden im Text des § 19 UStG und des § 34a UStDV auf gesetze-im-internet.de geprüft. Die Auslegung im Einzelfall, etwa beim Gründungsjahr, steht im BMF-Schreiben vom 18.03.2025 (GZ III C 3 - S 7360/00027/044/105) und, für die E-Rechnung, im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243); beide wurden auf bundesfinanzministerium.de geprüft. Maßgeblich sind die aktuelle Fassung und die Auskunft Ihres Finanzamts.